Инструкция по установке и началу работы1. Установите приложение “Договоры OkiDoki” из маркетплейса Битрикс24
2. После установки автоматически откроется страница настройки приложения
На этой странице необходимо выполнить следующее:
- вставить API-токен, полученный в сервисе OkiDoki
Где взять API-токен?
Необходимо авторизоваться на портале https://desktop.doki.online/ и перейти в данные профиля (https://desktop.doki.online/profile) на вкладку “Интеграции”. В блоке “API интеграция” необходимо нажать на кнопку “Подробнее”
Появится всплывающее окно с полем “API ключ”, необходимо скопировать значения из этого поля - это и есть “API-токен”
- выбрать список сущностей Битрикс24 для работы в которых нужно подключить приложение. По умолчанию выбрана сущность “Сделки”, но вы можете добавить Лиды и Контакты.
Поле нажатия на кнопку “Сохранить”. Появление зеленой подсказки с текстом “Настройки сущностей обновлены”
означает, что в выбранных сущностях появятся дополнительные поля “Статус договора OkiDoki” и “Ссылка на договор OkiDoki”
- настроить необходимые колонки таблицы товаров. Данный функционал реализован для сущностей в которых существует подвязанная таблица товаров.
Вы можете настроить, какие поля будут отображены в таблице товаров в шаблоне генерируемого по шаблону документа
Речь идет про поле “Таблица товаров” в сервисе OkiDoki (https://desktop.doki.online/)
3. После сохранения настроек приложение готово к работе.
4. Внутри вкладки вы сможете:
создавать договоры на основе шаблонов
просмотреть уже созданные документы по данной сущности
отправлять договоры клиентам на подпись
Если всё сделано правильно, в выбранных настройках сущностей появится вкладка “Договоры OkiDoki”
Для создания и просмотра договоров:
Частый вопрос: каким образом данные из полей из сущности Битрикс24 будут заполнены в шаблоне договора при формировании?
Стыковка полей из приложения с Битрикс24 происходит по точному названию поля.
Пример: поле в сущности “Сделка” называется “Кто еще будет проживать” - в шаблоне договора в сервисе OkiDoki (
https://desktop.doki.online/) поле должно называться аналогичным образом “Кто еще будет проживать”
Будьте предельно внимательны!Названия полей в сущностях Битрикс24 и в шаблону документа приложения OkiDoki должны быть идентичны в написании.
Пример корректного совпадения: Кто еще будет проживать – Кто еще будет проживать
Примеры НЕкорректных совпадений, при котором данным не будут заполнены:
Кто еще будет проживать – Кто еще будет проживать
? (добавлен вопросительный знак в конце)
Кто еще будет проживать –
кто еще будет проживать (слово “кто” написано с маленькой буквы)
Кто еще будет проживать – Кто еще будет проживать (после слова “будет” стоит два пробела)
Это все крайне важно для корректной работы приложения. Вот еще несколько причин по которым могут не заполняться поля:
а) Проверьте, положительный ли баланс на счете в самом сервисе
https://desktop.doki.online/б) Проверьте, нет ли спец.символов в названии поля, данные в котором не заполняются
в) Поле должно быть уникальным, наличие дублей полей может являться причиной некорректной работы
При появлении уведомления, когда создан черновик договора необходимо обратить внимание на перечень полей, информация из которых не была подтянута для составления договора
Пример уведомления, когда не все поля заполнены в сущности Битрикс24: в конкретном случае созданный договор имеет статус “Черновик” и для его перевода в статус “Готов к подписанию” необходимо заполнить поля “Срок оказания Услуги”, “Цена услуги” в сервисе
Пример уведомления, когда в Битрикс24 все необходимые поля заполнены, договор сформирован, переведен в статус “Выставлен” и готов к подписанию.
Автоматизация1) При формирование договора ссылка на этот договор OkiDoki сохраняется в свойство сущности “Ссылка на договор OkiDoki”, а его статус в свойство “Статус договора OkiDoki”
Вы можете использовать эти значения свойств для стандартной автоматизации Битрикс24 (Триггеры, Роботы, Бизнес-Процессы).
При изменении статуса подписания договора на стороне сервиса OkiDoki данные будут отправлены в сторону вашего портала Битрикс24 и изменится значения свойства “Статус договора OkiDoki”
2) Приложение также поддерживает автоматическое создание договоров через роботов Битрикс24. При установке приложение создает своего дополнительного Робота
При настройке активити необходимо:
- Выбрать сущность CRM (например, Сделка).
- Выберите Робота “[Договоры OkiDoki] Генерация Договора OkiDoki” и нажмите “Добавить”
- Далее выберите шаблон договора, который будет использоваться для генерации документа.
- И нажмите “Сохранить”
3) Приложение также поддерживает автоматизация при помощи Активити в дизайнере Бизнес-Процессов. При установке приложение создает свое дополнительное Активити
При настройке активити необходимо:
- Выбрать сущность CRM (например, Сделка).
- Во вкладке “Действия приложений” найдите “[Договоры OkiDoki] Генерация Договора OkiDoki” и перетащите в рабочую область
- Далее выберите шаблон договора, который будет использоваться для генерации документа.
- И нажмите “Сохранить”
После выполнения активити происходит:
- генерация договора в сервисе OkiDoki
- ссылка на созданный договор записывается в свойство элемента “Ссылка на договор OkiDoki” выбранной сущности CRM
- информация о создании договора добавляется в таймлайн карточки (например, сделки)
Это позволяет автоматически создавать договоры на нужных стадиях сделки и отслеживать их прямо в CRM.
4. Приложение также дает возможность настроить отправку и скачивание подписанного документа через роботов Битрикс24. При установке приложение создает своих дополнительных Роботов
При установке приложения автоматически будут созданы дополнительные поля:
Подписанный договор OkiDoki - данное поле служит для получения и хранения подписанного договора из сервиса ОкиДоки. Каждый раз при использовании оно перезаписывается
PDF Договор OkiDoki (для отправки) - данное поле служит для загрузки документа в формате PDF для отправки в сервис ОкиДоки для подписания. Формат документа только PDF, при загрузке иного формата сам файл загрузится, но при попытке выполнить активити будет ошибка
ID договора OkiDoki - данное поле является техническим, оно служит для отслеживания ID последнего подписанного договора, заполняется автоматически
При настройке активити для отправки загруженного документа (через стадии) необходимо:
Выбрать сущность CRM (например, Сделка).
Выберите Робота “[Договоры OkiDoki] Отправка PDF Договора OkiDoki” и нажмите “Добавить”
Разместите робота на стадии, на которой вы хотите отправлять документы:
В роботе, при необходимости можно добавить дополнительные условия. После нажмите “Сохранить”
Схема отправки документов работает следующим образом:
в поле “PDF Договор OkiDoki (для отправки)“ необходимо загрузить документ формата PDF
после чего переместить сущность в стадию на которой настроен робот “[Договоры OkiDoki] Отправка PDF Договора OkiDoki””
Запустится БП, информации о ходе выполнения процесса будет отражена в сущности в тайм-лайне. 
При нажатии на “Открыть” откроется ссылка на документ загруженный в сервис https://desktop.doki.online/
Аналогичным образом можно настроить отправку документа через собственный Бизнес-процесс. Приложение также поддерживает автоматизацию при помощи Активити в дизайнере Бизнес-Процессов
Например: при настройке активити можно сделать следующую схему:
Выбрать сущность CRM (например, Сделка).
Найдите и выберите “Изменение документа”, а после него во вкладке “Действия приложений” найдите и перетащите в рабочую область “[Договоры OkiDoki] Отправка PDF Договора OkiDoki”
В “Изменении документа” необходимо выбрать поле “PDF Договор OkiDoki (для отправки)”
В “[Договоры OkiDoki] Отправка PDF Договора OkiDoki” при необходимости можно указать дополнительные условия 
В Сущности, в блоке Бизнес-процессы
появится созданный Бизнес-процесс
Где после загрузки файла и запуска Бизнес-процесса
Файл будет добавлен в поле “PDF Договор OkiDoki (для отправки)”
и отправлен в сервис ОкиДоки. Информация отразится в тайм-лайне
Для получения подписанного документа в Битрикс24 через робота, при настройке активити для скачивания подписанного документа (через стадии) необходимо:
Выбрать сущность CRM (например, Сделка).
Выберите Робота “[Договоры OkiDoki] Скачать договор OkiDoki в CRM” и нажмите “Добавить”
Разместите робота на стадии, на которой вы хотите отправлять документы:
В роботе, при необходимости можно добавить дополнительные условия. После нажмите “Сохранить”
Схема получения подписанных документов работает следующим образом: скачивается последний подписанный договор
при перемещении сущности в стадию на которой настроен робот “[Договоры OkiDoki] Скачать договор OkiDoki в CRM”
в поле “Подписанный договор OkiDoki“ загружается подписанный документ 
Информации о ходе выполнения процесса будет отражена в сущности в тайм-лайне. 
Также подписанные документы отражаются в списке шаблонов, напротив ссылки появится ссылка на скачивание “Скачать PDF”. К скачиванию доступны только подписанные документы 
