Управление документами

Приложение "Управление документами" позволяет автоматизировать, упростить и упорядочить обработку входящих документов.

Основные функции:

• Быстрая регистрация входящих документов
  
• Организация удобного процесса обработки документов группой ответственных лиц
  
• Перевод в архив электронных и бумажных документов
  
• Использование фильтров и сортировки для быстрого поиска документов
  

Шаг 1. Регистрация документов

Все начинается с того, что новый документ поступает в компанию: он либо добавляется сотрудниками на портал в общую папку на Битрикс24.Диске, либо из входящей электронной почты попадает в приложение. Все документы будут собраны в едином интерфейсе приложения.

Лицо, ответственное за первичную обработку документа, регистрирует его и указывает название документа, заполняет дату получения, указывает тип документа (обычный, конфиденциальный или счет-фактура), компанию-получателя и подрядчика-отправителя.

Шаг 2. Обработка документов

В зависимости от выбранной компании документ обрабатывается ответственным лицом, которое может быть назначено в настройках приложения. Для него открываются следующие поля: номер документа, дата создания документа, Центр затрат и возможность редактировать все ранее заполненные поля.

Лицо, ответственное за обработку и регистрацию, имеет возможность добавлять страницы в текущий файл (объединять файлы) и писать комментарии. Всегда можно просмотреть историю изменений: кто, когда и что изменил в документе.

Шаг 3. Архивация документов

Укажите тип оригинала документа: электронный или бумажный, и документ будет отправлен в архив. На этом же этапе данные, заполненные на всех этапах, добавляются в документ .pdf в качестве показателя в конце (последняя дополнительная страница).

Полная инструкция "Как работать в приложении" со скриншотами тут.

Узнайте больше, как работает приложение на нашем сайте: https://b24.support.by/dokumenty/

Попробуйте приложение бесплатно прямо сейчас! Установите его на свой Битрикс24 и пользуйтесь 14-дневной демо-версией бесплатно.

АКЦИЯ! Стоимость лицензионного ключа на год составляет $180 / €150 / 700  zł / 460 BYN  / 13 500 ₽ €99 / $120 / 450 zł / 300 BYN / 9000 RUB.

БОНУС при покупке лицензионного ключа приложения: Установка приложения на портал и его настройка бесплатно!

Обновите портал Битрикс24 полезными приложениями и сделайте свой бизнес более автоматизированным!

_____________________________________

Это приложение представляет собой гибкое решение, которое можно использовать как со стандартным функционалом, так и адаптировав ее к вашим бизнес-целям.

Мы предлагаем наши услуги по оптимизации приложений с учетом требований, целей и задач вашей компании. Среди возможных изменений и переделок:

• Настройка полей и добавление полей данных;

• Создание необходимых этапов обработки или бизнес-процесса;

• Языковая и географическая (под страну) адаптация;

• Интеграция с другими системами;

• Настройка дизайна приложения;

• Любые изменения в логике приложения и многое другое.

Версия 1
Комплексное решение для регистрации, обработки и архивации документов.

SUPPORT.PL

Сайт: https://clck.ru/RUR2P

Телефонный номер: +48 226022810 / +375 44 77 22 800

Задайте вопрос (онлайн-чат) - https://cloud.bitrix24.pl/online/apps-help

Эл. Почта: sales@support.pl / sales@support.by

1. Установите приложение “Управление документами” из Маркетплейса Битрикс24
   
2. Запустите приложение в своем портале через вкладку на левом меню “Приложения” - “Управление документами” (или через вкладку “Еще”)
   
3. В приложении перейти во вкладку “Настройки”. На странице общих настроек заполните поля:
   

• Временная папка для загрузки - Папка из Общего диска Битрикс24.Диск, в которую попадают документы, нуждающиеся в регистрации (дальнейшей обработке).
  
• Ответственный за регистрацию - Пользователь (Сотрудник), который выполняет первоначальную регистрацию документа. Этот пользователь имеет доступ только к регистрации документа, к его описанию и помещению в архив доступа нет.
  
• Папка для входящих документов - Папка из Общего диска Битрикс24.Диск, в которую поступают все входящие документы из почты.
  
• Ответственный по почте - Пользователь(-и) (Сотрудники), из почты которых входящие документы добавляются в вышеуказанную папку.
  
• Ваша компания (выберите значение) - В этом поле вы должны выбрать значение, которое определяет компании, принадлежащие владельцу портала. (Это должны быть Компании, которые заранее были отмечены в вашем портале в соответствии со своим типом)
  
• Поле идентификатора компании - это поле, по которому Компании будут отличаться одна от другой. Мы рекомендуем использовать уникальный номер НИП (для Польши), УНП, ИНН, например. Но вы всегда можете выбрать любое другое поле из существующих.
  
• Ключевые слова - это слова, по которым вы сможете быстро фильтровать и искать документы, схожие по определенному критерию. Добавьте их сюда.
  
• Специализация - это возможность сортировать документы по разным группам, сегментам, направлениям или отделам.
  

1. Далее перейдите на вкладку “Матрица доступа”. Здесь отражены те компании, которые относятся к типу компаний, которые вы выбрали в поле “Ваша компания” на предыдущем шаге.
   

У каждой компании есть 3 столбца, которые вы можете заполнить:

• Ответственный - это руководитель компании, или сотрудник, который имеет полный доступ ко всем документам и ко всем стадиям редактирования.
  
• Ассистент проекта - это пользователь, которому доступна 2 и 3 стадия обработки документа (после регистрации), а именно описание и архивация. Рядом с этим полем вы можете также активировать возможность работать этому сотруднику с конфиденциальными документами.
  
• Регистратор - сотрудник, который регистрирует документы этой компании по умолчанию.
  

На этом первоначальная настройка завершена.

Смотрите также инструкцию на сайте - https://my.support.pl/knowledgebase/21/Zarz%C4%85dzanie-dokumentami-or-Document-management.

Видео-инструкция - https://youtu.be/Qe787rQotHw