Team-docs Регламенты и документы для сотрудников

Управляйте своей командой на 100%

Team-docs создан, чтобы помогать руководителям управлять своими сотрудниками, будь то организация, отдел или просто команда, занятая одним делом.

Опишите работу вашей команды в документах, а сервис позаботится, чтобы информация была изучена всеми ее участниками качественно и быстро.

У вас отдел продаж? - напишите должностную инструкцию для продавцов, инструкцию, как выкладывать товар на витрины, напишите планы продаж на месяц и укажите бонусы за их выполнение.

Вы открываете кол-цент? - опишите скрипты общения с клиентами по телефону, чтобы сотрудникам было проще работать.

Решили открыть новое направление деятельности в своей компании? - опишите бизнес-процессы новой деятельности через регламенты для сотрудников "кто, что и как должен теперь делать".

Сервис поможет моментально внедрить созданные документы или выявить пробелы в знаниях сотрудников до того, как это повлияет на результат всей команды!

Как работает сервис?

 С помощью нашего сервиса руководители создают, дополняют и изменяют документацию для всех участников команд.

Документы можно как создавать прямо из приложения, так и загружать уже готовые.

 В документации описывают все необходимое для слаженной работы команды:  обязанности, инструкции, предписания, памятки, регламенты, мотивационные программы, описывают бизнес процессы.

Далее руководители создают тесты на знание документов для сотрудников. Выставляют нужный период автоматической пересдачи тестов, чтобы выявить ситуацию, когда сотрудники спустя время стали забывать прочитанное.

 Затем руководители получают возможность прозрачно видеть процесс изучения сотрудниками своих обязанностей.

 Всегда видно, какой сотрудник сколько процентов документации изучил и, главное, как качественно.

 Если необходимо можно оставить замечание сотруднику, описав какое предписание нарушено.

 Участники команды получают доступ к удобным инструментам по изучению всей документации:

• оповещения о действиях над документами
  
• механизм сдачи тестов на знание документов
  
• уведомления о необходимости пересдать тест спустя время
  
• список дел того, что нужно прочитать и подписать, на что сдать тест
  
• интерфейс просмотра изменений в существующем документе с подсветкой добавленных и удаленных частей текста
  

В течение 14 дней можно бесплатно опробовать весь функционал.
Обязательно посмотрите демонстрацию работы приложения по ссылке на ютуб
https://youtu.be/-jfp9ZuYFsc


Функционал позволяет:

1) Для руководителей:  

• создавать команды

• добавлять в них сотрудников (как из Битрикс24 компании, так и по email со стороны. Можно также добавлять целые группы сотрудников из Битрикс24)

• создавать документы для должностей, и быстро добавлять к ним тесты с вопросами, чтобы подтвердить понимание прочитанного у сотрудников. Тестам можно выставлять период автоматической пересдачи (когда спустя несколько дней система попросит сотрудника заново его пройти)

• Загружать документы с компьютера разом или по одному (на данный момент docx и odt поддерживается. В ближайшее время будут добавлены дополнительные форматы)

• возможность обновления существующих документов добавляя новую версию (в этом случае, сотрудники, ознакомленные со старыми версиями документа, наглядно увидят все изменения, и смогут быстрее адаптироваться к ним. Изменения будут подсвечены)
  

• контролировать знания сотрудников (как в целом так и по отдельности), видеть время прочтения одного документа сотрудником, а также поставил ли он подпись о прочтении и сдал ли тест на знание документа.

• вести учет замечаний за нарушения регламентов

• делать выборку замечаний по сотруднику за нужный период времени

2) Для сотрудников:

• получать мгновенные уведомления в битрикс24 о всех событиях, связанных с документами
  

• видеть подсказку "список дел - что нужно выполнить над документами" (прочитать, подписать, сдать тест)
  

• видеть все актуальные документы для своей должности и процент своих собственных знаний по ним.
  

• видеть изменения добавленные в новую версию существующего документа
  

• проходить тесты на знание документов
  

3) Для всех пользователей

• Поиск документов по содержимому или названию
  

4) Для главного администратора Битрикс24:

• Можно видеть все команды, которые были созданы пользователями битрикс24.

• Можно войти в любую команду в роли владельца и вносить любые изменения

• Можно поменять владельца команды на любого сотрудника

• Можно видеть общий процент знаний компании (совокупно знания всех команд)

• Можно удалить любую команду

Версия 9
Добавлено:

• Функционал работы с папками документов. Теперь можно создавать папки и привязывать документы к ним, для лучшей структуризации. Владельцы команды видят все папки, а сотрудники только те, в которых есть документы для их должности.
  

Версия 8
Добавлено

• На странице списка сотрудников теперь можно скачать excel файл с статисткой по знаниям каждого сотрудника по каждому документу.
  
• На странице должностей теперь можно отредактировать название любой должности
  
• На странице списка регламентов теперь можно выбрать действие "напомнить о документе тем кто его еще не изучил". Данное действие рассылает сообщение всем пользователям, которые еще не изучили документ с напоминанием сделать это
  

Версия 7
Исправлено:

• проведена оптимизация приложения. страницы открываются быстрее
  

Добавлено:

• Функционал ролей.Теперь любой участник команды может быть отмечен владельцем, как "модератор". После этого такой сотрудник может переключить режим отображения с сотрудник на модератора и видеть команду, как видит ее владелец. Таким образом можно поручить работу по наполнению документов любому сотруднику.
  
• Также в рамках функционала ролей добавлено, что сам владелец команды может быть участником своей же команды. И он сможет переключаться между этими режимами.
  
• добавлено ограничение, которое запрещает проходить тест сотрудникам, пока они не примут текст документа. (по клику на кнопку "тест" перебрасывает на галку о принятии документа).
  

Версия 6
Добавлено:

• теперь при приглашении сотрудника или команды из Битрикс24, можно поставить галку, и сотрудник автоматически привяжется к должности, которая у него установлена в битрикс24.
  
• теперь при установке тэгов для созданного регламента можно выбрать тег из списка уже введенных ранее
  

Исправлены ошибки:

• При импорте документов с названием на кириллице терялась часть названия. Исправлено.
  
• В списке документов при постраничной навигации на каждой странице отсчет документов велся с единицы. Исправлено.
  

Версия 5
Добавлены новые возможности для главного пользователя Битрикс24(владельца Битрикс24):

• возможность увидеть все команды: как собственные, так и те, которые создали другие пользователи.
  
• возможность войти как владелец в любую команду, после чего вносить любые правки как владелец команды. (Теперь возможна ситуация, когда, например, директор поручает своему заму или специальному сотруднику вести документацию в фирме. При этом у директора есть возможность в любой момент внести правки в документы или тесты)
  
• возможность сменить владельца любой команды на любого другого сотрудника (Это может быть удобно если владелец команды увольняется из компании. В этом случае можно будет просто перевести команду на нового сотрудника)
  
• возможность быстро удалить любую команду
  
• возможность всегда видеть общий процент знаний во всей компании (совокупный процент знаний по всем командам)
  

Версия 4
Добавлен функционал:
1) автоматический запрос на перепрохождение тестов сотрудниками на знание регламентов. (можно настраивать количество дней, через которое результаты теста будут аннулированы и система попросит сотрудников снова пройти тесты)
2) импорт файлов. docx , odt - теперь докуметны можно загружать из файлов с компьютера(один или сразу много).
3) при добавлении пользователей из битрикс24 в команду теперь можно добавить сразу группу из битрикс24
4) теперь документ можно найти, введя название связанного тега
5) при добавлении пользователей из битрикс24 в команду теперь есть поиск по имени сотрудника.
6) добавлен раздел "мой профиль", где сотрудник может изменить свое ФИО внутри команды (независимо от настроек в Битрикс24)
7) добавлен вывод информации о тестах на странице списка регламентов

Исправлены ошибки:
1) раньше, если у документа было изменено название, то поиск продолжал искать по старому названию. - решено.
2) раньше система сохраняла только 1 тег у документа, хотя пользователь мог ввести несколько. - решено.
3) раньше неактивные документы пропадали совсем из раздела регламентов. - решено.
4) раньше при добавлении пользователей из битрикс24 в список выбора попадали только первые 50 сотрудников. - решено.

Версия 3
Первая публичная версия

Все вопросы, предложения, пожелания и найденные ошибки отправляйте на адрес:
admin@team-docs.ru

Стандартная установка