Отраслевая CRM для некоммерческих организаций и благотворительных фондов

Все приложения
Все приложения
Отраслевая CRM для некоммерческих организаций и благотворительных фондов
databridge
Бесплатно
Установить
Скриншоты

Глоссарий

Фандрейзер – сотрудник некоммерчесокй организации, отвечающий за общение с благотворителями и другими организациями в целях привлечения средств на уставные цели организации.

Под сделкой в CRM системе может пониматься любое взаимодействие организации с внутренними или внешними лицами, будь то благотворители или благополучатели. В частности, как сделку можно расматривать пожертвование, оплату помощи или даже публикации сборов на сайте.

Введение

Битрикс24 – инструмент организации любых внешних взаимодействий организации через процессы-воронки.

В бесплатной версии Битрикс24 нам доступны две воронки:
  • воронка в «Сделках» - привлечение средств благотворителей,
  • воронка в «Лидах» -  прием заявителей в программу оказания помощи.

В обычной CRM «Лиды» - это картотека учета взаимодействий с внешними контактами, которые с высокой вероятностью не принесут никакого результата. В благотворительности под эту схему подходит работа по отбору заявок на оказание помощи и отсеву непрофильных заявок.

В «Сделках» настроена базовая воронка по привлечению средств в организацию. Поскольку любая информация такого рода важна, даже если привлечение средств не состоялось.

В платных версиях становятся доступными следующие воронки:

На тарифе «Старт»

  • Волонтерство – процесс приема новых кандидатов в волонтерскую программу.

На тарифе «CRM+»

  • Электронные пожертвования -  процесс получения пожертвований с автоматическими уведомлениями без участия сотрудника.
  • Сборы на сайте -  процесс согласования материалов к публикации на сайте НКО.
  • Оказание помощи -  процесс согласования  и оплаты помощи от НКО для людей, принятых в программу.

                       

Основные справочники

Для отражения деятельности типовой НКО в системе заведены типовые значения для обязательных справочников.

Типы сделок:

  • Пожертвование разовое;
  • Пожертвование рекуррент – пожертвование, которое автоматически списывается без дополнительного участия благотворителя;
  • Коррекционная запись
  • Общие - позволяют отражать в системе записи, не являющиеся пожертвованиями, но также имеющие оценку в рублях;
  • Продажи – например, билетов на благотворительные мероприятия;
  • Оплаты

Типы контактов:

  • Благотворитель – для общих благотворителей
  • Благотворитель In-kind – для помощи товаром
  • Благополучатель – кто принял программу оказания помощи
  • Партнеры – совместные акции
  • Волонтер – помогает делом
  • Сотрудник компании – относится к компании, поэтому все взаимодейтсвия относятся к компании, где работает человек
  • Журналист

Типы компаний:

  • Общий благотворитель
  • Поставщик – поставщик медицинских товаров
  • Мед. Учреждение
  • Партнер – совместные акции, мероприятия и прочее
  • Помощь товарами (in-kind) – помогают товарами
  • Корпоративное волонтерство – помогают делами

Пользовательские поля в карточках

В этой CRM настроены дополнительные поля, часть из которых рассчитана на работу отдельных воронок, и они сгруппированы в разделы в Карточках контакта, компании, сделки, лида.

Карточка Лида

В лидах добавлено множество полей, большая часть из них необходима, поскольку в Лидах настроена воронка приема заявителей в Программу помощи, и эти поля используются в анкете заявителя (вариант для адресных фондов):

  • Откуда вы о нас узнали
  • Получатель: Статус заявителя
  • Получатель: Заявитель
  • Получатель: Адрес регистрации получателя помощи
  • Получатель: Учреждение, в котором предполагается оказание помощи
  • Получатель: Медицинский диагноз подробно
  • Получатель: Контакты мед. специалиста
  • Получатель: Имя мед. специалиста
  • Получатель: Гражданство
  • Получатель: Набор медицинских документов
  • Получатель: Набор общегражданских документов для решения (паспорта, свидетельства о рождении, справки о наличии инвалидности, справки с работы и пр)
  • Получатель: Запрашиваемая сумма
  • Получатель: Срочность помощи

Поля для блока хронологии заявки в карточке Лида  (см. раздел «Блок хронологии заявки» в воронке Лиды)
  • Получатель: Дата / начали сбор документов
  • Получатель: Дата / собран пакет документов
  • Получатель: Дата / согласовано бюджетным руководством
  • Получатель: Время / начали сбор документов
  • Получатель: Время / сбора документов
  • Получатель: Время / бюджетное согласование

Поля, которые заполняются в ходе работы над Лидом.

  • Получатель: Ответственный от фандрейзинга
  • Получатель: Причина отказа по заявке на помощь
  • Получатель: ссылки на файлы в облачном хранилище

Карточка контакта

Дополнительные поля в карточке Контакта введены в связи с тем, что контакт используется во множестве воронок. Во-первых, Контакт наследует в поля данные, заполненные при работе воронки Лидов, т.к. они нужны для работы, если Контактом является благополучатель помощи:

  • Получатель: Срочность помощи
  • Получатель: Ответственный от фандрейзинга
  • Получатель: Статус заявителя
  • Получатель: Заявитель
  • Получатель: Адрес регистрации получателя помощи
  • Получатель: Учреждение, в котором предполагается оказание помощи
  • Получатель: Медицинский диагноз подробно
  • Получатель: Контакты мед. специалиста
  • Получатель: Имя мед. специалиста
  • Получатель: Гражданство
  • Получатель: Набор медицинских документов
  • Получатель: Набор общегражданских документов для решения (паспорта, свидетельства о рождении, справки о наличии инвалидности, справки с работы и пр)
  • Получатель: Запрашиваемая сумма

Дальше идут поля, необходимые для работы блока автосегментации в воронках «Общие пожертвования» и «Электронные пожертвования» (см. «Блок автоматическая сегментация» в описании воронки «Общие пожертвования»).

  • Пожертвования: статус донорства
  • Пожертвования: сумма всего
  • Пожертвования: кол-во всего
  • Пожертвования: дата последнего
  • Пожертвования: успешные сумма максимального

Дальше идут поля, необходимые для работы с контактами-волонтерами в воронке «Волонтерство», эти данные поступают из анкеты волонтера и необходимы для поиска волонтеров в базе по критериям.

  • Волонтерство: типы
  • Волонтерство: статус
  • Волонтерство: дополнительно

Поля, необходимые для работы воронки «Электронные пожертвования»:

  • Служебные уведомление о неуспешном

Другие поля необходимые для работы с Контактами во всех воронках:

  • Служебные welcome pack отправлен – для отметок о том, что благотворителю отправлено приветственное письмо.
  • Служебные Имя с банковской карты – если имя изначально неизвестно, но становится известно имя с банковской карты.
  • Служебные Имя в форме сайта – если человек заполнял поле «ФИО» на сайте.
  • Служебные Рассылочное Обращение - для отправки рассылок
  • Пол
  • Откуда вы о нас узнали
  • Дата рождения

Карточка Компании

Дополнительные поля для карточки Компании необходимы для работы блока автосегментации в воронках «Общие пожертвования» и «Электронные пожертвования» (см. «Блок автоматическая сегментация» в описании воронки «Общие пожертвования»).

  • Сумма пожертвований
  • Дата пожертвования
  • Сумма пожертвования максимальная

Карточка сделки

Дополнительные поля для карточки Сделки, необходимы для работы в нескольких воронках. В основной и доступной на всех тарифах воронке «Общие пожертвования» используются следующие поля, которые полагается заполнять на различных стадиях в ходе работы по «Общему пожертвованию»

  • Классификация помощи
  • Требуется договор
  • Требуется отчет
  • Отчетные документы - ссылки
  • Целевой сбор пожертвования
  • Причина отказа подробно
  • Учтено в сегментации
  • Дата / Контрольный срок для связи
  • Дата / Вопрос отложен до

В отдельный блок хронологии работы по «Общему пожертвованию» включены следующие поля

  • Дата / Начата работа
  • Дата / Получено согласие
  • Дата / Подписаны договора
  • Дата / Получено на счет
  • Дата / отчета требуемая
  • Дата / отчета фактическая
  • Время / Начата работа
  • Время / Получено согласие
  • Время / Подписание договоров
  • Время / Подготовка отчетов
  • Время / Получение на счет

Для работы воронки «Волонтерство»

  • Волонтерство причины отказа
  • Волонтерство варианты встречи

Для работы воронки «Электронные пожертвования»

  • Электронные: ID в Платежном шлюзе
  • Электронные: Банковская карта срок действия
  • Электронные: Платежный шлюз
  • Электронные: ID подписки рекурент
  • Электронные: Банковская карта номер
  • Электронные: причина отказа список
  • Электронные: активное уведомление

Для работы блока хронологии воронки «Сборы на сайте»

  • Сбор: Дата / собраны материалы
  • Сбор: Дата / опубликован
  • Сбор: Дата / собран
  • Сбор: Дата / отчитать
  • Сбор: причина прерывания
  • Сбор: Время / согласования
  • Сбор: Время / сбора
  • Сбор: Время / подготовки отчета
  • Сбор: ссылки на отчетные документы

Воронка «Общие пожертвования»

Воронка «Общие пожертвования» организована в «Сделках» и доступна в любой версии, нужна для организации процесса по любым пожертвованиям (и юр. и физ. лиц), где требуется индивидуальная работа с благотворителем ,быть постоянно на связи и отслеживать решение о пожертвовании.


Начиная с бесплатного тарифа Битрикс24, воронка  «Общие пожертвования» разделена на 7 стадий типичных для большинства НКО и благотворительных фондов:

Получен контакт – это стартовая стадия процесса. Предполагается, что «Сделки» создаются вместе с «Контактами» именно в этой стадии, когда кто-либо из фонда получил контакты человека или компании,но совершенно неизвестно, о какой помощи НКО может идти речь.  Эта стадия предполагает, что ответственный сотрудник,которым обычно является штатный фандрейзер организации, максимально быстро выйдет на связь с человеком и начнет общение.

Направлено обращение – стадия означающая, что отвествтенный уже предпринял попытку связаться: написал или позвонил контакту.

Вышли на связь – стадия означающая, что удалось связаться и провести первичные переговоры. На этой стадии пока не известно ни сумма, ни тип помощи, главная задача этой стадии зафиксировать, что контакт с человеком состоялся – ему рассказали о фонде, о возможностях и способах помощи,человек ушел «думать».

Согласовали выделение – стадия означающая, что человек вернулся с решением, рекомендуется на этой стадии заполнить три поля:

  1. Сумма (сделки) – на этой стадии нужно понимать объемы возможной помощи для того, чтобы руководители могли составлять прогноз и бюджет.
  2. Классификация помощи – отражает характер помощи. Варианты Классификации помощи:

  • Общее пожертвование – общий вариант для всех, кто не попадает в нижеследующие категории:
  • Партнер – предполагается совместная акция, кобрендинг, совместное мероприятие.
  • In-kind – для тех, кто помогает продукцией.
  • Волонтерство – для тех, кто хочет волонтерить любым способом.


   3. Требуется договор: возможны варианты «Да» или «Нет». Необходимо, чтобы картотека «Сделки» пополнялась информацией, для контроля за составлением договорной базы.

Подписали документы – стадия означающая, что вы все согласовали и остается только дождаться поступления средств на счет.

Поступили средства – на этой стадии необходимо указать, требуется ли отчет о расходовании средств.

Финальная успешная стадия называется «Получено и отчитано» - такая формулировка означает, что работа по привлечению средств заканчивается только тогда, когда пожертвователю предоставлен отчет или он отказался от его получения.

В воронке предусмотрены «неуспешные» стадии: отказался, мы отказали и отложено. Для «Отказался» и «Мы отказали» настоятельно рекомендовано указать причину такого положения дел, для того, чтобы в  дальнейшем при возобновлении работы не упустить из виду информацию. Для стадии «Отложено» – обязательно указывается, когда можно вернуться к рассмотрению вопроса, чтобы эту информацию обязательно сохранить для руководства и тех, кто с благотворителем будет работать в следующий раз.

В тарифе «Старт» на этой воронке включается механизм обязательного заполнения полей воронки:

На стадии Согласовали выделение – система в обязательном порядке потребует заполнить три поля:

1)      Сумма.

2)      Классификация помощи – отражает характер помощи.

3)      Требуется договор.

На стадии Поступили средства – на этой стадии требуется указать «Требуется отчет».

В «неуспешных» стадиях все рекомендательное станет обязательным: для «Отказался» и «Мы отказали» требуется указать причину. Для стадии «Отложено» – обязательно в поле «Дата / Вопрос отложен до» указывается, когда можно вернуться к рассмотрению вопроса.

В тарифе «CRM+» и более высоких «Бизнес-тарифах» на разных стадиях начнет работать автоматизация и уведомления, в частности блок «Сегментация» и блок «Хронология» (см. ниже).

Получен контакт – на этой стадии система поставит для ответственного Задание (видно в CRM > «Дела») как можно быстрее связаться с человеком, чтобы начать общение, попробовать дозвониться или написать письмо. Если ответственный переведет «Сделку» (то есть пожертвование) на следующую стадию, дело считается автоматически сделанным.

Направлено обращение – стандартный срок ожидания ответа на письмо или попыток дозвониться составляет трое суток. Система уведомит ответственного на вторые и третьи сутки ожидания. На четвертые отправит на контроль руководителю.

Вышли на связь – при переходе на эту стадию ответственному автоматически ставится задание рассказать потенциальному благотворителю о возможностях помощи.

Согласовали выделение – на этой стадии сработает автоматический классификатор, если человек указан как контакт от компании (юридического лица), его статус сменится на «Сотрудник компании», чтобы в дальнейшем понимать взаимодействия человека носят личный или рабочий характер. Дальше действия классификатора будут зависеть от выбранной в поле Классификации помощи – будет меняться тип Контакта или Компании. Это помогает в будущем находить нужные элементы в картотеках Контакты и Компании соответственно при поиске потенциальных повторных пожертвований.

 

Указана Компания в Сделке

 
 

Да

 
 

Нет

 

Изменяемое поле классификатором

 

Тип компании

 

Тип контакта

 

Партнер

 

Партнер

 

Партнеры

 

In-kind

 

Помощь товарами (in-kind)

 

Благотворитель in-kind

 

Волонтерство

 

Корпоративное волонтерство

 

Волонтер


Если обязательное поле "требуется договор" установлено «Да», то система создаст ответственному за сделку («Общее пожертвование») сотруднику задачу в Задачник на подготовку договорной базы (по умолчанию дается трое суток).

Автоматическую постановку задачи можно переключить на другого сотрудника ,выбрав ответственным за задачу в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Общие пожертвования.

Стадия «Согласовали выделение» > Задача подготовить договорную базу.

Поступили средства – на этой стадии для физ. лиц (кроме типа «Сотрудник компании») сработает автоматическая сегментация (см. ниже), также если в обязательном поле для этой стадии «Требуется отчет» указать «Да» ,то система поставит автоматическую задачу в задачник. Через 30 дней напомнит о задаче, если сделка (пожертвование) остается без движения, еще через 1 день уведомит руководителя.

Автоматическую постановку задачи можно аналогично переключить на другого сотрудника , выбрав ответственным за задачу в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Общие пожертвования.

Стадия «Согласовали выделение» > Задача подготовить отчет.

Финальная успешная стадия называется «Получено и отчитано» - на этой стадии отработает сегментация, если была пропущена стадия  «Поступили средства».

Для стадии «Отложено» – система поставит ответственному задачу вернуться к рассмотрению вопроса на дату, указанную в поле «Дата / Вопрос отложен до».

Блок автоматическая сегментация – раздел карточки Контакты.


Работает в CRM+ и бизнес-тарифах. Блок состоит из ряда полей, удобных для фильтрации и подбора участников новых маркетинговых акций. Рассмотрим подробнее каждое из них:

Пожертвования: успешные сумма всего – считаются по сумме всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель активности.

Пожертвования: успешные кол-во всего – считаются по количеству  всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель активности.

Пожертвования: успешные сумма максимального – считаются по максимальной из всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель потенциала фандрейзинга, удобен для построения выборок.

Пожертвования: успешные сумма послед – сумма последней по хронологии из успешных сделок (Общие пожертвования).

Пожертвования: успешные дата последнего – считаются любые сделки (Общие пожертвования), начатые, успешные или неуспешные, важно для удержания.

Блок Хронология общего пожертвования – в Карточке сделки.


Работает в CRM+ и бизнес-тарифах.

Состоит из двух блоков – поля, содержащие даты перехода стадий.

  • Дата / Начата работа (для стадии «Направлено обращение»)
  • Дата / Получено согласие
  • Дата / Подписаны договора
  • Дата / Получено на счет
  • Дата / отчета фактическая (дата перехода в стадию «Получено и отчитано»).

И поля, отсчитывающие время нахождения в основных стадиях в днях.

  • Время / Начата работа (дней от момента создания до перевода в стадию «Направлено обращение»)
  • Время / Получено согласие (от «Направлено обращение» до «Получено согласие»)
  • Время / Подписание договоров (от  «Получено согласие» до «Подписание договоров»)
  • Время / Получение на счет (от «Подписание договоров» до «Получение на счет» )
  • Время / Подготовка отчетов (от «Получение на счет» до «Получено и отчитано»)

Эти поля нужны для подготовки Отчетов по хронологии в модуле CRM > Отчеты ,где выведены средние сроки нахождения сделок («Пожертвований» в стадиях), отчеты по хронологии полезны для нахождения узких мест в деятельности.

Воронка «Лиды»

В данной сборке представляет собой процесс принятия просителя в программу помощи организации для чего выделены стадии:


Получена анкета – есть 2 способа попадания анкет систему: через ручной ввод в Картотеке Лиды (Кнопка «добавить Лид») или через заполнение заявителем анкеты на оказание помощи на сайте НКО. Анкета доступна в модуле CRM-формы Битрикс24 (CRM > (Еще…) > CRM-формы). Предлагается два варианта анкет на выбор:

  • для адресного фонда – подробные поля по медицинским показаниям
  • для остальных фондов – упрощенная форма.


Подходящую из анкет можно вставить через экспорт кода на свой сайт и начать собирать заявки. При необходимости можно изменить анкеты ,например, выставить иного ответственного сотрудника, которому в работу будут попадать заявки.

В этой стадии ответственный должен предпринять попытку связаться с заявителем по указанным номерам.

  • Связались – на этой стадии необходимо добиться от заявителя необходимого пакета документов для рассмотрения руководством
  • Документы проверены – на этой стадии проверенные документы необходимо передать руководству.
  • Согласовано руководителем – решение принято, необходимо информировать заявителя.

Успешная стадия «Принят в программу помощи» - по нажатию этой стадии предполагается создавать «Контакт» в основной базе (картотеке Контакты CRM). Все сохраненные документы и поля перенесутся в Контакт в раздел карточка благополучателя.

Неуспешные стадии

  • Отказался
  • Отложен
  • Мы отказали
  • Дубликат или спам

Начиная с тарифа «Старт» Битрикс24, станет обязательным поле «Получатель: ссылки на файлы в облачном хранилище» в стадии «Документы проверены» , для сохранения всей истории обращений. При желании Файлы можно также складывать в карточку в поля для файлов.


Обязательность можно отключить в настройках поля.

В тарифе «CRM+» и более высоких «Бизнес-тарифах» на разных стадиях начнет работать автоматизация и уведомления, в частности блок «Сегментация» и блок «Хронология» (см. ниже).

  • Получена анкета – система отправит ответственному уведомление и поставит задание связаться с заявителем.
  • Связались – система отправит ответственному уведомление, а также автоматически поставит задачу собрать и проверить документы по заявителю. Далее ,если в заявке (Лид) к этому моменту в поле «Ответсвенный фандрейзер» укажут какого-либо сотрудника организации, то система начнет отправлять этому сотруднику («ответственному фандрейзеру») уведомления о смене статуса заявки, чтобы он был заранее готов начать работу.

В настройках робота, который ставит задачу на подготовку документов, можно сменить ответственного за задачи по сбору документов, которому они будут попадать в задачник.

CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Лиды.

Стадия «Связались» > Задача подготовить документы > Ответственный.

  • Документы проверены - система отправит сотруднику, указанному в поле «ответственный фандрейзер» уведомления о смене статуса, а ответственному за заявку поставит задачу согласовать прием заявителя в программу помощи у руководства.

В настройках робота, который ставит задачу согласовать можно сменить ответственное лицо, которому они будут попадать в задачник. Возможно сделать так, чтобы задачи автоматически ставились руководителю программ организации. Для этого нужно настроить «Робот» Битрикс24.

CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Лиды .

Стадия «Документы проверены» > Задача согласовать документы > Ответственный.

  • Согласовано руководителем – ответственный за заявку получит уведомление, сотрудник в поле «ответственный фандрейзер» получит задачу начать искать финансирование помощи заявителю.
  • Успешная стадия «Принят в программу помощи» . По нажатию этой стадии надо создавать «Контакт» в базе типа «Благополучатель» и предполагается, что согласованные в программу далее попадут в «Сделки» типа «Оказание помощи», где пойдет процесс собственно закупки и оказания помощи принятому в программу человеку.

Блок хронология заявки - в карточке Лида


Состоит из следующих полей, которые автоматически заполняются, начиная с тарифа CRM+ и в бизнес- тарифах (в прочих тарифах она существует, но заполнять можно по желанию вручную) . Состоит из трех дат и трех временных интервалов в днях для последующего анализа работы по заявкам и поиска трудных мест.

  • Получатель: Дата / начали сбор документов– автоматически на стадии «Связались»
  • Получатель: Дата / собран пакет документов – стадия «Документы проверены»
  • Получатель: Дата / согласовано бюджетным руководством – стадия «Согласовано руководителем»
  • Получатель: Время / начали сбор документов – автоматически на стадии «Связались»
  • Получатель: Время / сбора документов – стадия «Документы проверены»
  • Получатель: Время / бюджетное согласование – стадия «Согласовано руководителем»

Воронка в Сделках «Волонтерство»:

В бесплатной версии Битрикс24 от воронки работает только блок карточка волонтера в общей карточке Контакта, смысл этой карточки хранить основные данные по волонтерам, чтобы через выборки мгновенно получать целевые списки волонтеров из базы


Сама воронка начинает работать с тарифа "Старт". Воронка «Волонтерство»: организована в Картотеке «Сделки» (Направление «Волонтерство»), доступна в версии CRM+ и бизнес-тариф, нужна для организации процесса по привлечению волонтеров.

В данной отраслевой CRM предложена реализация типичного процесса согласования волонтеров из следующих стадий:

  • «Поступление анкеты» - Предполагается, что воронка начинается с заполнения волонтерской анкеты на сайте НКО, которая разработана через модуль CRM-формы Битрикс24 (CRM > (Еще…) > CRM-формы > Анкета волонтера). Начать «Сделку» (приема в волонтеры) можно и заполнив самостоятельно. Все контакты, заполнившие эту анкету приобретают тип «Волонтер».
  • «Приглашен на встречу» для знакомства и подписания документов с НКО после проверки анкеты.
  • Финальных стадий «Принят в волонтеры» и для неуспешных «Не выходит на связь» и «Отказался»

Начиная с тарифа "Старт",  обязательными являются поля:

  • Для стадии «Приглашен на встречу» - обязательно указание на конкретную встречу из справочника поля "Волонтерство варианты встречи".

Перечень справочника настраивается в настройках полях Настройки форм и отчетов > Пользовательские поля > Сделка >Волонтерство варианты встречи > Список.

  • Для стадий «Отказался» - поле «Причина отказа подробно».

Начиная с тарифа CRM+ и в бизнес- тарифах, начнут работать автоматические уведомления и отправки в воронке на стадиях:

  • «Поступления анкеты» - ответственный сотрудник получит уведомление о заполнении каждой анкеты. Ответственного за волонтеров сотрудника можно менять в с настройках CRM формы: CRM > Еще… > CRM-формы > Анкета волонтера > раздел Ответственный.
  • «Приглашен на встречу»  - теперь переход в данный статус автоматически отправляет уведомление о регистрации на встречу (из списка вариантов в поле "Волонтерство варианты встречи") на email, указанный при регистрации! Благодаря этому можно в режиме списка всем кандидатам проставить нужные варианты встречи и массово перевести в этот статус, всем уйдут уведомления от Битрикс24.

Для изменения подписи в письме ответсвенный сотрудник может внести свои имя, фамилию, должность и рабочий телефон в карточку сотрудника Битрикс24. Альтернативно можно найти робота в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Волонтерство > Стадия «Зарегистирован на встречу» > Отправить письмо.



Воронка «Сборы на сайте»

Воронка «Сборы на сайте» доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах, необходима для контроля за прохождением сборов.


Для этого создано 6 стадий:

  • Запланирован – на этой стадии предполагается подготовка всех материалов, необходимых для публикации (фото, видео, текст).
  • На согласовании руководства – ждет согласия на публикацию
  • Размещена на сайте – старт сборов
  • Сбор на сайте закрыт – сумма собрана
  • Сбор закрыт и отчитан – финальная успешная стадия, предполагается, что работа заканчивается в момент сбора всех отчетных документов.
  • Сбор прерван – неуспешная стадия.
  • На стадии «Сбор завершен» система потребует ввести предельный срок подготовки отчета в поле «Сбор: Дата / отчитать».

На стадиях работают автоматические уведомления и включается хронометраж стадий:

  • Запланирован – ответственному сотруднику ставится автоматическая задача подготовить материалы на сайт.
  • На согласовании руководства – ответственному ставится задание разместить на сайте.
  • Размещена на сайте – ответственному приходит уведомление о старте сборов.
  • Сбор на сайте закрыт – ответственному ставится задание подготовить и разместить на сайте отчетные документы.
  • Сбор закрыт и отчитан – ответственному приходит уведомление о завершении сборов.
  • Сбор прерван – неуспешная стадия, переходит на контроль руководителю.

Блок хронология сбора в Карточке Сделки


Состоит из нижеследующих полей, автоматически заполняются в тарифе CRM+ и бизнес- тарифах (в бесплатной версии поля существуют, но заполнять можно только ручным вводом).  Состоит из четырех дат и временных интервалов по дням для последующего анализа работы сборов и поиска трудных мест.

  • Сбор: Дата / собраны материалы
  • Сбор: Дата / опубликован
  • Сбор: Дата / собран
  • Сбор: Дата / отчитать
  • Сбор: Время / сбора материалов
  • Сбор: Время / согласования
  • Сбор: Время / сбора
  • Сбор: Время / подготовки отчета

Воронка «Оплата помощи»

Доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах, необходима для контроля за прохождением оплат.  


Для этого создано 8 стадий:

  • Запланирован – на этой стадии необходимо связаться с оказывающей лечение (или соц. услуги) организацией
  • Связались с клиникой – связь установлена, проведены переговоры о вариантах оплаты.
  • Предоплата/гар.письмо отправлено – согласована форма предплаты (деньги или гарантийное письмо).
  • Начато оказание помощи – оказывающая лечение организация начала оказание услуг.
  • Финальная оплата – услуги оказаны, требуется оплата.
  • Финальная успешная стадия воронки называется «Помощь оказана и закрыто документами» – предполагается, что работа завершена только когда собраны закрывающие документы.
  • Финальная неуспешные стадии – «Мы отказались» и «Контрагент отказался».

В воронке работают автоматические уведомления и задачи на стадиях:

  • Запланирован – на этой стадии система поставит ответственному задание связаться с лечащим учреждением
  • Связались с клиникой – будет поставлена задача подготовить документы на оплату, можно изменять ответственного за задачу , например, установить делопроизводителя ответственным.
  • Предоплата/гар.письмо отправлено  – на этой стадии система поставит ответственному (можно сменить получателя задач в настройках «Роботы») задание обеспечить начало оказания медицинских услуг (помощи) в организации – контрагенте.
  • Начато оказание помощи – приходят уведомления через 14 и 28 дней с момента перехода в стадию.
  • Финальная оплата – будет поставлена задача собрать все закрывающие документы, можно изменять ответственного за задачу  ,например, установить делопроизводителя ответственным.

Воронка «Электронные пожертвования»

Доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах. Воронка похожа на «Общие пожертвования» ,очень сильно упрощена в части индивидуальной работы с фокусом на автоматические почтовые уведомления (требуется подключение собственной почты в Битрикс24). Предполагается, что с такими пожертвованиями не ведется никакой индивидуальной работы, задача этой воронки рассылать автоматические уведомления для формирования лояльности и удержания благотворителей в этой воронке.


В этой воронке всего четыре стадии:

  • Начато – сайт (или другой автоматизированный источник) зафиксировал начало оформления пожертвования, однако, ответа платежного шлюза не поступпало.
  • Успешно – из платежного шлюза пришло уведомление об успешном прохождении.
  • Отказ – из платежного шлюза пришло уведомление об отказе в прохождении платежа пожертвования.
  • Возврат – из платежного шлюза пришло уведомление о возврате средств контакту.

В воронке работает блок автоматическая сегментация (см. раздел «Блок автоматическая сегментация» в "Общие пожертвования"), которая работает точно также, как и в воронке «Общие пожертвования», и настроены триггерные письма-автоответы по стадиям "Электронных пожертвований".

Автоматические (триггерные) письма настроены через модуль «Роботы» CRM и работают на основе данных сегментации, установлена защита на отправку в сутки не более одного уведомления человеку.

  • Начато – из этой стадии в течение двух суток сделка (электронное пожертвование) будете переведено в статус «Отказ», поскольку отсутствие ответа от платежного шлюза означает, что пожертвование уже не будет завершено так как платежные шлюза автоматически закрывают сессии.
  • Успешно:

  1. В случае первого в жизненном цикле благотворителя пожертвования уходят письма welcome – их задача поприветствовать человека в базе благовторителей и рассказать ему, что вы время от времени планируете с ним связываться. На разовые и рекуррентные уходят различные письма. При первом рекуррентном пожертвовании человеку будет отправлено welcome рекуррентное, даже если он до этого получил welcome разовое.
  2. Для всех остальных пожертвований будут уходить письма «очередные спасибо».

  • Отказ – из платежного шлюза пришло уведомление об отказе в прохождении платежа пожертвования: По сделкам (пожертвованиям) тип «Разовое пожертвование» и тип «Рекуррентное пожертвование» уведомления различны.
  • Возврат – из платежного шлюза пришло уведомление о возврате средств контакту

Версия 1
Отраслевая CRM для некоммерческих организаций и благотворительных фондов. В бесплатной версии две главные основные воронки обязательные для любой НКО: привлечение средств от благотворителей (воронка в Сделках), отбор в программу помощи заявителей на получение помощи (воронка в Лидах).
Воронки созданы с учетом специфики работы НКО – необходимости множественных согласований с различными отделами внутри, которые теперь автоматизированы благодаря CRM, в платных тарифах подключается дополнительный функционал – автоматическая сегментация и простановка статусов, хронометраж стадий воронок.

Возможно большое количество индивидуальных доработок под конкретные нужды (усиленная сегментация, отчеты и т.п.). Для этого,а также с замечаниями и предложениями, обращайтесь по телефонам или по электронной почте:

+7 (926) 561-27-17

root@databridge.website

Сайт разработчика:

databridge.website

Установка приложения производится в автоматическом режиме.
Пожалуйста, нажмите "Установить" и следуйте инструкциям на экране Битрикс24.

Внимание!
При установке приложения будут удалены данные (заполненные Лиды, Сделки, Контакты Компании ) данного портала Битрикс24, поэтому рекомендуется предварительно сохранить нужные данные (выгрузить в Excel) , либо поставить новый портал и там устанавливать приложение.


Для полноценной работы приложения рекомендуется  подключить почту (e-mail) хотя бы одного сотрудника к Битрикс24 и активировать режим "Классическая CRM".